ETL con Salesforce

La plataforma Salesforce, junto con su abanico de ofertas de servicios cloud, sigue siendo uno de los nombres más importantes del ámbito de los CRM. En gran parte la popularidad de Salesforce se explica por su funcionalidad y versatilidad, además de su capacidad de integración con otras aplicaciones y plataformas. En este artículo expondremos estas integraciones, además de todo cuanto necesita saber para prepararse para el ETL con Salesforce.

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¿En qué consiste Salesforce?

Salesforce es la plataforma líder de gestión de relaciones con los clientes (CRM) en cloud del mundo, con un impresionante 19,6 % de cuota de mercado. Salesforce ofrece un amplio abanico de aplicaciones para la gestión de procesos mercantiles, como son las ventas, el servicio al cliente, el marketing o el comercio electrónico. Algunas de sus capacidades más conocidas son el almacenamiento y la gestión de cuentas de clientes, los análisis de datos de mercado y la business intelligence.

Salesforce fue pionera del concepto de software como servicio (SaaS) cuando empezó a ofrecer soluciones de CRM en cloud en 1999. Hasta entonces la mayor parte de las empresas optaban por crear productos de CRM internos que eran caros y tardaban años en ultimar.

Al cabo de dos décadas, las aplicaciones de Salesforce están presentes en sectores y segmentos verticales muy diversos, desde pequeñas empresas emergentes hasta grandes corporaciones como GE, Vodafone, Coca Cola o Air Asia. Hoy en día los productos de Salesforce se emplean extensamente en los sectores público, privado y por las organizaciones sin ánimo de lucro. Algunas de las aplicaciones de Salesforce más conocidas son Sales Cloud, Marketing Cloud o Service Cloud.

Gran parte de los usuarios confían en más de una aplicación de Salesforce a la vez. Schneider Electric es un ejemplo típico: la empresa empezó a utilizar una única solución de CRM de Salesforce en 2010, pero desde entonces ha incorporado 30 aplicaciones de Salesforce más a sus servicios.

ETL con Salesforce

Pues bien, ahora que ya hemos presentado Salesforce, hablemos de integración de datos y de la importancia que revierte para cualquier empresa que desee racionalizar, simplificar o consolidar sus fuentes de datos.

En pocas palabras, la integración de datos es el proceso de combinar datos tanto de fuentes internas como externas en un único repositorio centralizado. Por ejemplo, una empresa puede tener datos de clientes guardados en una base de datos heredada, gestionar datos de inventario con una plataforma externa y recabar otro tipo de datos por medio de otras aplicaciones que en su día fueron la opción que más ventajas ofrecía.

Este tipo de situaciones son más habituales de lo que uno piensa. A medida que las empresas crecen y cambian, también lo hacen sus necesidades en materia de software y de datos, por lo que una estrategia que en su día era la adecuada hoy en día debe ser revisarse. Ahí es donde la integración de datos tiene su sentido.

En la base de la integración de datos encontramos el proceso de ETL (siglas de extraer, transformar, cargar, en inglés). La integración de datos empieza extrayendo datos de distintas fuentes y transfiriéndolos a un único almacén de datos. (Para las empresas y organizaciones que no utilicen un almacén de datos, el proceso es similar, si bien los datos se integran directamente a la fuente). Para facilitar el proceso de integración Salesforce presenta toda una fama de puntos de interfaz, como las API REST, SOAP o BULK. Estas interfaces se conectan con grandes volúmenes de datos y los extraen simultáneamente.

Durante la etapa de transformación se limpian, validan, eliminan duplicados, organizan y normalizan los datos. En ese momento todos los distintos conjuntos de datos están conversando entre sí. Por último, los datos recién convertidos se cargan (o entregan) a su destino final.

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Ventajas de trasladar sus datos a Salesforce

Mejor información

Los datos en compartimentos estancos no resultan tan útiles como los que hayamos liberado. Su aplicación de Salesforce contiene detalles importantes sobre sus clientes; a menos que esos datos estén integrados con sus otras plataformas, es posible que esté desaprovechando información, patrones o tendencias de importancia crucial.

Aumento de la eficiencia

Cuando una organización incorpora nuevas aplicaciones, la integración le permite extraer datos automáticamente de la nueva aplicación y ofrecerlos en una vista unificada. Esto ahorra tiempo de notificación y análisis, dado que no existe la necesidad de ingresar en varios sistemas para obtener datos.

Calidad de datos mejorada

La integración de datos conlleva un aumento de la confianza en los datos, puesto que las discrepancias e incoherencias se resuelven durante el proceso de integración.

Analíticas de datos más profundas

La integración de datos añade contexto a los datos y permite tener una visión de conjunto. Posibilita toda una serie de informes y paneles de control capaces de acelerar la analítica y abre la puerta a la analítica de big data, que se ha convertido en esencial para las empresas que desean seguir siendo competitivas.

Migración e integración de datos: ¿cuál es la diferencia?

Antes de proseguir, es importante entender la diferencia entre integración y migración de datos. En ocasiones estos términos se usan indistintamente, cuando en realidad describen procesos distintos y diferenciados. No obstante, es cierto que comparten ciertas técnicas de implantación.

La integración de datos es el proceso por el que se combinan datos de fuentes distintas, internas y externas, en una vista compartida. El objetivo aquí es generar una "única versión de la verdad" que permita obtener información comercial mejorada. Por ejemplo, si Salesforce está integrado con otros sistemas de marketing puede conllevar una mejor generación de pistas comerciales y estrategias por canal. La integración de datos descubre un conjunto unificado de procesos más acotados. Dicho de otro modo, la integración de datos es un concepto mucho más genérico.

Por otro lado, la migración de datos es el proceso por el que se trasladan datos de un sistema a otro. Cuando una empresa decide cambiar su sistema de CRM existente a Salesforce, o cuando decide actualizarlo de una versión anterior a otra más reciente, tiene que migrar todos sus datos del sistema actual al nuevo. La migración de datos es un proceso más específico que la integración de datos.

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Métodos de integración habituales

Hasta ahora hemos dado una presentación general del proceso de integración de datos y hemos visto que combina datos de distintas fuentes en una única visión y fuente. He aquí algunos de los distintos métodos de integración de datos:

Consolidación de datos manual

Sus datos deben trasladarse a un repositorio compartido y la consolidación manual es una forma de lograrlo. Esta parte del proceso suele exigir un ETL convencional, aunque hay algunas empresas que utilizan herramientas integradas personalizadas. La consolidación manual puede ser buena opción para conjuntos de datos más pequeños y más simples que no exigen una limpieza a fondo de los datos, pero para datos más voluminosos puede reclamar demasiado tiempo y ser susceptible de errores. Además, la ausencia de datos en tiempo real limita su utilidad.

Propagación de datos mediante aplicaciones

En este caso el objetivo consiste en propagar datos de aplicaciones individuales a un almacén compartido y la lógica de integración para lograrlo reside en aplicaciones comerciales particulares. En lugar de tener una herramienta o un enfoque compartidos para transferir los datos a un almacén, cada aplicación asume la responsabilidad de trasladar sus datos a esa ubicación central. Es un método que se suele utilizar porque pueda exigirse una limpieza y una manipulación de los datos importantes y la aplicación es la más apta para entender y realizar esas operaciones.

Sin embargo, el enfoque es difícil de mantener, dado que las aplicaciones son propensas a los cambios, lo que suele significar que la lógica de integración tiene que ser recreada o modificada.

Propagación de datos mediante middleware

Es parecido al método anterior, pero en este caso el objetivo es propagar los datos a un almacén. No obstante, esto abstrae la lógica de integración de las aplicaciones y desvía la responsabilidad hacia el software intermediario o middleware. Por ejemplo, un mecanismo de publish-subscribe configurado entre Salesforce y el almacén de datos garantiza que, cada vez que exista una actualización, se activará la publicación automática de los datos al almacén, por lo que siempre estarán al día.

Por mucho que las aplicaciones sufran cambios, el middleware seguirá operando de puente para transferir datos al almacén central.

Sin embargo, para que este método funcione debe existir una capa de implantación que manipule y transforme los datos a un formato que el cliente (el almacén) entienda. Puede que también se produzca un pequeño desfase entre el emisor y el consumidor de grandes volúmenes que, para determinadas aplicaciones que exigen datos en tiempo eral, puede no ser la mejor opción.

Virtualización de los datos

En la virtualización los datos no se extraen ni almacenan en un repositorio compartido. Por contra, se proporciona un mecanismo para acceder a los datos de distintas fuentes y visualizarlos a través de una interfaz.

La técnica tiene la ventaja de no tener que crear ni gestionar un almacén y no acumula desfase en los datos. Es perfecta para aplicaciones de alta seguridad, que no permiten almacenar datos en ninguna otra ubicación. No obstante, restringe el alcance de nuestras operaciones de datos. Por ejemplo, el linaje de datos es difícil de mantener, por lo que complica la derivación de información a partir de los datos. Además, la interfaz no es ligera, ya que constantemente está interrogando varias fuentes de datos, lo que añade cargas a esas bases de datos.

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Dificultades para la integración de datos

En la encuesta Progress-Dimensional Research sobre usuarios de Salesforce, el 54 % de los encuestados indicó que su principal reto es la integración de fuentes de aplicaciones y datos. Analicemos algunos factores que explican la persistente dificultad de la integración de datos:

Complejidad de los sistemas

Unir datos de tal variedad de sistemas que emplean tecnologías distintas y proceden de ubicaciones diferentes puede ser una tarea harto difícil. Ya de por sí la magnitud, el volumen y la complejidad del proceso exigen una planificación y una coordinación impecables.

Mapeo de datos

Los campos de datos suelen almacenarse con nombres y tipos de fuentes de datos distintos, por lo que la tarea de cartografiar cada uno de ellos hasta el sistema de destino es complicada. Además, algunas de las fuentes podrían ser sistemas heredados y presentar vacíos considerables. Para solventar estas cuestiones es necesaria la colaboración entre representantes comerciales y técnicos que entiendan bien los datos.

Encontrar los expertos más adecuados

Integrar Salesforce con un almacén de datos requiere expertos en distintos ámbitos, como Salesforce, CRM, almacenes de datos (o data lakes) y tecnologías de integración. Organizar un equipo de estas características y garantizar que se comunique eficazmente puede ser complicado.

Formular una estrategia de integración de datos uniforme

Salesforce es una aplicación nativa para cloud Sin embargo, puede haber otras fuentes que existan o en cloud o localmente. Para consolidar esta mezcla de fuentes cloud y locales pueden ser necesarios distintos enfoques de integración de esos datos. No obstante, si los enfoques son divergentes esto puede conllevar un manejo incongruente de los datos, que a su vez puede poner en riesgo su calidad. También tiene su dificultad la elaboración de una estrategia uniforme que garantice la integridad y la sincronización de los datos a pesar de la individualidad de los sistemas.

Garantizar una integración continua de los datos

La integración de datos no es una tarea puntual. El impulso inicial de recoger datos es considerable, pero además se debe mantener ese esfuerzo en el tiempo para actualizar automáticamente el almacén compartido cada vez que se produzca un cambio.

A pesar de esas dificultades, la integración de datos con Salesforce sigue siendo una parte importante de la estrategia de una organización para lograr una vista unificada de los datos. Para superar estos escollos conviene disponer de una estrategia de integración clara y utilizar una herramienta de integración de datos.

Antes de integrar: repasar la lista

La naturaleza singular, las necesidades y la estrategia de su empresa es lo que determinará exactamente cómo abordar la integración de sus datos. Para saber cuál es la mejor forma de proceder, hay una serie de acciones que se pueden tomar antes de empezar:

Identificar quién participará del proceso

Puede tratarse de expertos en Salesforce, ingenieros de datos, clientes, además de otros especialistas que conozcan bien los datos de la organización.

Crear una plataforma de colaboración

¿Cómo compartirá información y planificará sus acciones su equipo?

Reconocer sus limitaciones en cuanto a recursos

¿Cuáles son los límites en materia de presupuesto, tiempo y personal?

Conocer sus restricciones técnicas

¿Tienen que estar disponibles sus datos en tiempo real o pueden extraerse a demanda o por lotes?

Decidir su enfoque de integración

¿Qué funciona mejor para su empresa: la consolidación manual, la propagación de datos a un almacén por aplicaciones, la propagración por middleware o la virtualización?

Cree un mapping

Relacione los campos de datos de Salesforce con los que usted utilice.

Elegir un método

¿Utilizará API o métodos de apuntar y hacer clic para gestionar la integración?

Seleccionar su herramienta

Utilice una plataforma de integración de datos para planificar, simplificar y completar su integración.

Elegir su método de integración para Salesforce

No existen panaceas para la integración de datos con Salesforce. Si bien hay métodos que dependen de la existencia de un almacén de datos, otros no necesitan ningún almacenamiento compartido. Algunos funcionan con métodos manuales y otros son automáticos. Los hay que emplean lógica de aplicación, otros middleware y otros necesitan ETL. Habrá otros con un enfoque híbrido: por ejemplo, actualizaciones de datos automatizadas combinadas con validaciones manuales por parte de los equipos de ventas que trabajan en el back-end para corroborar la validez de los datos.

La solución definitiva que elija una organización dependerá de muchos factores: la tendencia a crear un almacén de datos, la disponibilidad de recursos como el tiempo o el dinero, el tamaño de los conjuntos de datos, la necesidad de disponer de los datos en tiempo real, etc.

Simplificar su integración

Una herramienta de integración de datos contribuye a simplificar las complejidades del proceso de integración proporcionando un mecanismo automatizado que consolida los datos a partir de diversas fuentes locales y cloud. Este tipo de herramientas permite no solo realizar operaciones de ETL más rápidas, sino también garantizar actualizaciones continuas en tiempo real al almacén de datos centralizado. Con ello se minimiza o elimina completamente la intervención humana, se reducen los errores, se ahorra tiempo y, por lo tanto, se incrementa la productividad y la calidad de los datos.

Además, la herramienta hace que sea más sencillo escalar cuando se añaden más fuentes de datos. En lugar de tener un enfoque fragmentado que tenga un método de integración distinto para cada fuente, la herramienta ofrece una solución uniforme para todos los casos. También permite a todos los que participan comunicarse eficazmente gracias a un entorno compartido.

Encontrar su solución de datos para Salesforce

En la integración de datos, su empresa debe atinar el tiro y no es fácil. Aparecen constantemente nuevas aplicaciones, el negocio necesita el cambio y todo el mundo revisa sus prioridades. Aun así, el objetivo final sigue siendo el mismo: integrar sus datos para extraer su máximo valor y facilitar una business intelligence de utilidad.

Talend Open Studio for Data Integration es una herramienta de ETL de código abierto que integra datos de Salesforce con su almacén de datos anterior y sincroniza los datos entre los sistemas. Su entorno de desarrollo integrado (IDE) unificado de Eclipse presenta funcionalidades de integración de datos, como mapear, agregar, ordenar, enriquecer y fusionar datos, y facilita las herramientas para desarrollar y desplegar tareas de integración de datos. Y lo logra diez veces más rápido que programando manualmente.

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| Last Updated: agosto 7th, 2019